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芬兰和俄罗斯档案工作一瞥

作者:卜鉴民

来源:中国档案报

2019-06-17 星期一

芬兰国家档案馆

????位于赫尔辛基的芬兰国家档案馆履行着收集、保管、保护、利用中央级档案,以及监督指导全国各省档案馆工作的职能,现有250名工作人员,由信息部门、收集部门、研究开发部门、办公综合部门4个部门组成,馆藏档案排架长度约200公里,大部分为纸质档案和图片,最早的档案可以追溯至中世纪。

????按照芬兰《档案法》的有关规定,芬兰国家档案馆主要接收国家议会、中央政府各个部委及法院的档案,档案在各个单位保存40年后移交给国家档案馆。国家档案馆只接收永久档案,进馆档案只占各单位全部档案的10%至15%。另外,他们特别重视私人档案的捐赠、寄存工作,政府出资鼓励社会各界把私人拥有的档案捐赠或寄存在档案馆。目前,国家档案馆中私人捐赠、寄存的私人档案和藏品占馆藏档案总量的10%。在档案利用方面,依据芬兰《档案法》的规定,原则上文件一经转化为档案后都应向社会提供公开利用,任何一个人,包括外国人都可以查阅利用所需档案。但涉及国家安全、军事、外交和个人隐私的档案是不向社会开放的。目前,芬兰国家档案馆每年查档人数在5万人次左右,约有50%的档案利用者是为了查阅了解家族史来到档案馆。在电子文件接收方面,国家从法律层面上作了一些调整,开始接收电子文件。

????在芬兰档案技术保护和信息化工作方面,该馆抢救了大量战争时期有关城市建筑方面的图纸和资料,由于战争的原因,档案受潮、霉变,他们采取去湿、除尘、修裱等技术手段进行抢救,很多设备、设施都是国家档案馆自主设计研发的。该馆拥有大量羊皮档案,他们主要采用无酸卷盒存放,效果很好。馆藏大量历史档案以缩微胶片的方式进行保存,在利用过程中,档案馆不提供原件,而是给利用者提供缩微胶片进行阅读。芬兰的档案数字化工作启动比较晚,完成量也不大,占比为馆藏量的1%至3%,目前,由政府投资的档案数字化工程正在分阶段完成。

俄罗斯档案工作情况

????俄罗斯联邦国家档案局是国家最高的档案行政管理机构,成立于1992年9月30日。俄罗斯的国家级档案馆包括:国家经济档案馆、国家军事档案馆、国家军事历史档案馆、国家古代文献档案馆、国家历史档案馆、国家艺术档案馆、国家远东历史档案馆、国家科技档案馆、国家影像资料档案馆、国家录音资料档案馆等。俄罗斯档案馆的分类较为细致,档案馆体系建设比较发达。

????圣彼得堡国家历史档案馆建于1950年,保存着20世纪30年代以来各个历史时期的档案,是俄罗斯联邦最大的档案馆也是世界上最大的档案馆,拥有900个全宗、720多万卷档案,馆藏档案排架长度约220公里,其中涉及中俄关系的档案数量很大。新馆建于2005年,占地面积6.8万平方米。据了解,旧馆搬迁时声势浩大,档案搬运过程由国家安全局、警察局负责安保工作。圣彼得堡国家历史档案馆不仅是世界最大的档案馆,其内部设计也很人性化,处处体现为利用者周到服务的原则。其中,档案馆的阶梯会议厅具有同声传译系统,共有350个座位和台灯装置。该馆设有一个约300平方米的大展厅和两个小展厅,在此举办过很多俄罗斯珍贵档案展览。

????由于圣彼得堡市经历过很多战争,各个时期的战争留下了很多遗物,圣彼得堡市政府在社会上有组织性地开展遗物捐赠活动,政府制定相关政策和规定,并拿出资金支持鼓励个人向档案馆、博物馆等捐赠战争遗物和历史资料,并以展览等形式开展爱国主义教育。

????俄罗斯档案信息化工作同芬兰相似,大多数历史档案进行了缩微处理,档案数字化扫描的量不大。

中共六大会址常设展览馆

????1928年6月18日至7月11日,在共产国际和苏联的帮助下,中国共产党第六次全国代表大会在莫斯科召开。瞿秋白、周恩来、李立三等在大会上作报告。大会通过了关于政治、军事、组织、苏维埃政权、农民、土地、职工、宣传、民族、妇女、青年团等问题的决议,修改通过了《中国共产党党章》,选举产生了第六届中央委员会。党的六大认真总结了大革命失败以来的经验教训,是一次具有重大历史意义的会议。中共六大以后的两年,全党贯彻执行六大路线,中国革命走向复兴和发展。

????中共六大会址常设展览馆位于距莫斯科市中心40公里处的五一村。展览分为中共六大召开前的形势、中共六大的筹备与召开、中共六大之后革命运动的发展、中共六大会场和中俄关系新发展5部分。我国中央档案馆为展览提供了一些档案的仿真复制件。中共六大会址常设展览馆是中俄两国人文合作委员会档案工作小组的重要工作成果。

几点启示

????我国与芬兰和俄罗斯的档案管理体制很相似。两国政府都很支持档案部门的工作,特别是在硬件投入,如馆库建设、档案技术保护设备设施等方面投入很大。

????两国档案工作制度建设方面比较健全。如芬兰国家档案馆根据国家《档案法》等要求制定了档案保管、技术保护、开发利用等规范性标准、制度,在整个档案馆运作过程中起到了积极的作用。

????注重档案原件的保护。由于很多历史档案年代久远,所以两个国家档案馆在档案利用过程中不直接提供原件,而是提供缩微胶片的查阅。

????档案馆接收标准严格。无论芬兰国家档案馆还是圣彼得堡市历史档案馆,在档案接收过程中,严格按照标准接收档案,接收的量只是全部文件的10%至15%,这说明了在进馆过程中,他们高度重视档案的鉴定工作。在我国,对进馆前的档案鉴定工作不太重视,很多档案馆贪图大而全,一味追求馆藏数量,忽视了鉴定工作,造成有的档案新馆建了没多久就出现涨库现象,同时浪费人力、财力、物力。

????两国私人档案捐赠、寄存较为普遍。如芬兰国家档案馆馆藏10%是私人捐赠或寄存的。俄罗斯圣彼得堡市政府出资鼓励私人把档案捐赠、寄存到档案馆,同时开展多种形式的活动,动员公民把战争遗物、史料等捐赠给国家,并以此开展爱国主义教育。我国的档案捐赠、寄存的意识不强,同时政府在档案馆征集经费上的投入不多。

????两国档案馆利用者的构成与我国档案利用者的差异在逐步缩小。国外档案馆每年利用者50%以上是私人查阅,而我国机关、单位查档利用较多,个人查档意识较薄弱。随着我国经济社会发展,老百姓法治意识增强,特别是近年来档案与民生紧密相关,越来越多公民通过档案维护自身合法利益,公证、遗产继承和查证家族渊源等越来越普遍。

????芬兰国家档案馆和圣彼得堡市历史档案馆的馆藏档案数字化工作量大多在2%至5%,同我国的档案数字化工作相比差别很大,但是我们大规模开展档案数字化工作值得反思。

????通过对两国档案馆的考察,笔者认为,打造档案馆、图书馆、博物馆等档案、文献资料、图书、文物等保管机构间一体化综合性信息平台是今后的发展趋势,我们不能继续单打独斗搞信息服务系统,而是要联合其他信息保管部门,发挥作用最大化。目前,芬兰国家教育和文化部牵头,正在打造一体化的信息服务系统,很有借鉴意义。

????原载于《中国档案报》2019年5月20日 总第3375期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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